Você sabe como administrar o seu negócio?

Você sabe como administrar o seu negócio?
  • 3 de agosto de 2021

É o sonho de muitas pessoas terem seu próprio negócio, não é mesmo? Mas para isso é preciso ter alguns conhecimentos básicos e saber como administrar sua empresa para não fazer “feio” na gestão. Para isso, é necessário ter um Know-How de diversas áreas.

Você não precisa entrar em uma faculdade de administração, economia ou contabilidade para ter o conhecimento. É possível aprender de diversas formas, como por exemplo nesse artigo, em livros ou até mesmo em cursos de curta duração.

Fazer uma faculdade para aprender como administrar sua empresa é ótimo, pois você aprende sobre as mais diversas áreas de uma empresa. Mas nem sempre o seu negócio poderá esperar 4 anos para ser iniciado.

Aqui iremos te ajudar a conseguir realizar o seu sonho de abrir sua empresa e administra-la da melhor maneira possível. Nossas dicas são preciosas, então aproveite com sabedoria!

Principais pilares para aprender como administrar sua empresa

Existem três grandes pilares que compõe uma empresa. São eles:

  • Controle Administrativo: Controla a gestão da empresa como um todo.
  • Controle Financeiro: Controla todo o dinheiro da empresa
  • Controle de Vendas/Estoque: Controla todos os processos que estão 100% envolvido com as vendas.

Iremos explicar detalhadamente cada um deles.

 

Controle Administrativo

Todas as empresas precisam ter um controle administrativo eficiente e eficaz. Ou seja, todas as áreas da empresa precisam ser eficientes e eficazes para darem bons resultados, mas o que é ser eficiente e eficaz?

Ser eficiente e fazer as coisas do jeito certo está muito relacionada ao operacional. Sendo assim, saber bem os procedimentos operacionais tornam cada área eficiente.

Eficácia está muito relacionada à gestão da empresa. É fazer tudo de forma ética, correta e que no futuro dê bons resultados.

Sabendo desses conceitos, é possível falar de como administrar sua empresa e começar a entender o que é um bom controle administrativo.

O bom controle administrativo consiste em garantir que todos os departamentos da empresa estejam fazendo as coisas do jeito certo. Ou seja, significa que os gerentes/gestores estejam garantindo que seja feito a todo o momento a coisa certa.

Não existe uma receita de bolo para a gestão administrativa, porém conhecimento agregado de várias áreas ajuda, e ajuda em muito na administração da empresa.

Conhecer cada área do seu negócio é a melhor forma de saber como administrar sua empresa. Assim você terá propriedade para argumentar e questionar os processos e procedimentos realizados pelos seus colaboradores.

Só conhecemos algo quando estudamos, então, consequentemente, a melhor forma de conhecer é estudando, questionando e se envolvendo com os processos. Mas lembre-se que o aprendizado deve ser constante. O mundo dos negócios evolui muito rápido e quem não evoluir com ele perde espaço.

No controle administrativo temos algumas ferramentas para te auxiliar no dia a dia da gestão da empresa, como as listadas abaixo:

  • Modelo de Gestão;
  • Processo de Gestão,
  • Planejamento Estratégico e;
  • Controles Internos/Auditoria interna

Iremos discorrer de cada uma delas.

 

Modelo de Gestão

É derivado da cultura, valores, das crenças e dos objetivos da empresa. Cada empreendimento tem o seu próprio modelo de gestão e ele é resultante de tudo que a empresa acredita.

Por exemplo: se a empresa acredita que o capital humano é importante, o modelo de gestão dela será voltado para as pessoas.

 

Processo de Gestão

Consiste no planejamento, execução e controle das atividades. Ou seja, o primeiro passo para o controle administrativo é o planejamento das atividades.

Na sequência temos a execução das atividades e, por fim, o controle dessas atividades. No processo de aprendizado de como administrar sua empresa, é possível avaliar o desempenho das áreas e dos gestores envolvidos.

 

Planejamento Estratégico

Para explicar o planejamento, gosto muito de iniciar com uma frase do Mestre Peter Ducker: “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”

Devemos planejar todos os aspectos da nossa vida. Sem planejamento não conseguimos alcançar nossos objetivos. E quando se aprende como administrar sua empresa, o conselho não seria diferente.

O planejamento estratégico serve para nos orientarmos em relação ao presente e ao que queremos do futuro.

Segue perguntas básicas para iniciarmos um planejamento estratégico:

  • 1. Onde estamos?
  • 2. Para onde queremos ir?
  • 3. Como iremos?

Quando respondemos a pergunta “Onde estamos?” fazemos brevemente um diagnóstico da nossa atual situação. Isso nos leva a segunda pergunta “Para onde queremos ir?”, que nos remete aos nossos objetivos. E, por fim, “Como iremos?”.

O “Como iremos?” que é o que inicia o planejamento estratégico de como administrar sua empresa. Como já sabemos como é nossa situação e nossos objetivos podemos definir um plano de ação para alcança-los.

Mas como eu irei criar um plano? Existe um modelo? Não, não temos um modelo do melhor planejamento estratégico, mas temos como ele deve ser feito:

  • 1. Formular estratégias;
  • 2. Comunicar essas Estratégias para toda a Organização;
  • 3. Desenvolver e por em prática táticas para implementar as estratégias;
  • 4. Desenvolver e implementar controles para aprimorar as etapas da o implementação e depois o sucesso no alcance das metas estratégicas

Deixo para reflexão mais um trecho de Lewis Carroll em Alice no País das Maravilhas, que nos remete muito ao planejamento estratégico:

“- Aonde fica a saída?, Perguntou Alice ao gato que ria.

– Depende, respondeu o gato.

– De quê?, replicou Alice;

– Depende de para onde você quer ir…”

 

Controle Interno/Auditoria Interna

São compostos pelos procedimentos da empresa que integram ao fluxo operacional. Eles tem como objetivo detectar e prevenir desvios, erros e irregularidades intencionais ou não dentro dos processos.

A importância do controle interno em aprender como administrar sua empresa é assegurar a eficácia do negócio. Existem diversos modos de se fazer a gestão financeira estratégica, aqui citamos apenas alguns que são utilizados pelas grandes multinacionais.

Cada negócio necessita de um tipo de controle administrativo. Você já conhecendo os existentes, ou seja, pode escolher o que melhor se encaixa no seu negócio.

 

Controle Financeiro

O controle financeiro é a gestão de todo o dinheiro da empresa. Essa gestão é um dos grandes importantes processos de como administrar sua empresa. Envolve desde as áreas de tesouraria, contas a receber, contas a pagar e contabilidade.

É importante administrar cada centavo da empresa, pois essa boa administração irá garantir que você tenha dinheiro para pagar os colaboradores, fornecedores e governo dentro do prazo e ainda ter lucro.

Mas por onde eu começo o meu controle financeiro?

É preciso ter inicialmente uma planilha de fluxo de caixa. Ela demonstrará todas as entradas e todas as saídas de dinheiro. Essa planilha é uma forte aliada do controle financeiro, pois com ela é possível saber se você tem gastado mais do que recebido.

Ter detalhadamente cada uma das suas despesas é um ponto forte de como administrar sua empresa e também da gestão financeira. Sabendo quanto você tem que pagar, você descobre o quanto você tem que ganhar.

O ponto de equilíbrio econômico tem essa função de demonstrar o quanto você precisa vender para ter lucro. Ele evidencia o quanto você precisa vender em valores/unidades para ter um resultado positivo.

Outra forma de controle financeiro é elaborar um orçamento. Esse orçamento deve ser uma projeção do que você quer gastar/receber nos próximos meses e anos.

Você também pode pedir ao seu contador para fazer uma projeção das suas demonstrações contábeis. Esses cálculos poderão ser utilizados como ponto de referência para conseguir novos investimentos, sócios e até mesmo para saber como será sua empresa contabilmente nos próximos anos.

A gestão financeira tem diversas ferramentas que vão te auxiliar. Além das citadas acima, temos ainda:

  • Controle de Investimentos iniciais;
  • Calculo do Custo humano;
  • Análise econômica;
  • Plano orçamentário;
  • Orçamento de vendas e produção;
  • Orçamento de materiais e estoques;
  • Orçamento de despesas gerais;
  • Orçamento de investimentos e financiamentos;
  • Projeção dos demonstrativos contábeis e
  • Análises de rentabilidade

Aprendendo a usar cada ferramenta tenho certeza que você terá um ótimo controle financeiro e passará a ter melhores noções de como administrar sua empresa.

Iremos citar alguns para melhor aprendizado.

 

Plano Orçamentário

Ele é uma diretriz para o seu orçamento, podendo ser esse orçamento mensal, trimestral ou anual. Mas  o que é orçamento? Orçamento é a expressão quantitativa de um plano estratégico. Ele determina quanto deverá ser usado para atingirmos os objetivos do nosso plano estratégico.

Existem dois tipos comum de se confeccionar um orçamento r melhor o processo de como administrar sua empresa. Com base 0 é feito partindo da ideia que não há números para serem trabalhados. E é preciso ser feito com uma estimativa do que será gasto ou vendido.

Com base média é o orçamento com média mensal, confeccionado com base nas médias mensais.

Eu particularmente acredito que o melhor tipo de orçamento é o mensal, feito com a base na média mensal, pois o controle desse orçamento é palpável. Porém, no início de um empreendimento é necessário fazer um orçamento com base 0.

Um bom exemplo de plano orçamentário é precisar aumentar as vendas para gerar lucros maiores em menor tempo. Quais departamentos devo alterar o orçamento?

  • Marketing: Terei que aumentar meus gastos com propaganda e promoções;
  • Produção: Deverei ter mais estoque desse produto para venda, logo mais gastos também com produção;
  • Recursos Humanos: Talvez seja necessário negociar com sindicatos para o caso de ter horas extras e novas contratações de curto prazo;
  • Financeiro: Preciso criar um novo preço de venda? Ou tentarei de todas as formas otimizar meus custos e ganhar na quantidade?

Tudo isso tem que ser colocado no plano orçamentário para conseguimos atingir nosso plano estratégico. É fazendo as estratégias certas que se aprende como administrar sua empresa.

 

Projeção dos demonstrativos contábeis

É a finalização do plano orçamentário. A partir dele, podemos projetar as demonstrações contábeis, tais como: balanço patrimonial, demonstração dos resultados e fluxo de caixa.

 

Análises de rentabilidade

São as análises referentes a rentabilidade de um empresa ou projeto. Essas análises utilizam de técnicas como período de retorno de investimento (Payback Period), valor presente líquido (VPL), taxa interna de retorno (TIR).

O Playback Period demonstra o tempo que um investimento irá demorar para dar retorno ao investidor. O VPL é uma tecnica de fluxo de caixa que irá te mostrar o valor presente dos pagamentos/recebimentos em longo prazo.

É feito subtraindo-se o investimento inicial de um projeto do valor presente de suas entradas de caixa, descontadas a uma taxa igual ao custo de capital da empresa. É preciso termos uma taxa de atratividade minima para ter o VPL.

Se o VPL for maior que $0, o projeto deverá ser aceito. Se o VPL for menor que $0, o projeto deverá ser rejeitado.

Entendo que se o investimento não cobrir o custo do capital da empresa, não vale a pena investir pois irá perder dinheiro. A TIR é a taxa que a empresa espera receber de retorno sobre um investimento. Ela se utiliza do VPL para ter o cálculo da rentabilidade.

Uma análise de rentabilidade deverá ter no mínimo essas 3 análises para ser mais completa.

 

Controle de vendas/estoque

O controle de vendas e de estoques é utilizado nas técnicas de como administrar sua empresa para a áreas de vendas. Com um perfeito controle de vendas é possível estimar o seu ciclo operacional, econômico e financeiro, projeção de vendas e custos, gestão operacional e gestão do capital de giro

Assim como os outros controles ele é importante para a gestão da empresa como um todo.

Iremos citar os ciclos de uma empresa:

Os ciclos Operacional, Econômico e Financeiro são os que toda a empresa passa. Entender esses ciclos é importante para a tomada de decisões da empresa como um todo.

Saber quanto tempo você utiliza de capital de terceiros é saber em quanto tempo seu estoque gira. Ou seja, desde quando o produto entra até quando o produto sai do seu estoque.

  • Econômico: é o tempo que demora desde a compra do produto até a venda aos clientes. Em outras palavras, é o tempo que a mercadoria fica no estoque.
  • Operacional: é o tempo que demora desde a compra do produto até a data de pagamento pelo cliente.
  • Financeiro: é o tempo de demora desde o primeiro pagamento ao fornecedor até o primeiro recebimento do cliente.

Se você quiser aprender mais sobre como administrar sua empresa e detalhes do mundo dos negócios, fique de olho nos nossos vídeos e artigos.

Diego Reis

Fundador e CEO do Banco Afro.

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